Coronavirus-Krise und Fristerstreckung

Das „Corona-Virus“ wirbelt derzeit alle durcheinander.
 
Als Dienstleister im Vergabebereich sind wir an der Schnittstelle zwischen den vergebenden Stellen und der Wirtschaft. In diesem Sinn kommen wir dem Anliegen der Bieterinnen und Bieter gerne nach und wenden uns mit folgender Bitte an die Auftraggeberinnen und Auftraggeber:
 
Ein Gebot der Stunde ist die Prüfung der Erstreckung von Fristen im Vergabeverfahren – betroffen sind sämtliche Fristen von den Teilnahme-, Angebots- und Aufklärungsfristen bis hin zur Verschiebung von Terminen für Aufklärungsgespräche oder Verhandlungen. Nach § 68 BVergG gilt das Gebot der Angemessenheit der Fristen: Es muss Unternehmern also „ausreichend Zeit für die Vornahme der entsprechenden Handlungen“ eingeräumt werden; „unter Berücksichtigung etwa der Komplexität des Leistungsgegenstandes“ muss den Unternehmern hinreichend Zeit zur Erstellung ihrer Angebote etc. verbleiben.
 
Die durch das Corona-Virus verursachten Einschränkungen im Bürobetrieb wie Homeoffice werden in der derzeitigen Situation wohl im Regelfall eine entsprechende Erstreckung notwendig machen. Freilich ist eine Abwägung im Einzelfall erforderlich. So muss insbesondere berücksichtigt werden, dass weite Strecken eines Vergabeverfahrens rein digital durchgeführt werden (müssen und können).  Die Frist für die Vorlage der fehlenden Rückstandsbescheinigung – die ohnehin bereits in der digitalen Schublage liegen muss – wird daher wohl anders zu bewerten sein als ein mündlich durchgeführtes Aufklärungsgespräch. Aber auch ein solches wird über digitale Tools wie Videokonferenzen – allenfalls mit verlängerter Vorbereitungszeit – problemlos durchführbar sein. Schwierigkeiten werden allenfalls Präsentationen im Rahmen der Angebotsbewertung bereiten. Hier wird es vor allem von den festgelegten Zuschlagskriterien und den eingesetzten Tools abhängen, ob eine Verschiebung bis nach Ablauf der Einschränkungen vorgenommen werden muss.

Wichtig ist, in den Teilnahme- bzw. Ausschreibungsunterlagen Regeln festlegen, was passiert, wenn die Videokonferenz nicht wie geplant funktioniert oder z.B. während der Präsentation zusammenbricht. Unsere Empfehlung wäre es, für diesen Fall eine „gewöhnliche“ Telefonkonferenz als Fallback-Variante vorzusehen.
 
Eine Erstreckung der Fristen kann selbstverständlich auch von Amtswegen erfolgen; ein Ersuchen eines Unternehmers ist nicht erforderlich.
 
Das BVergG kennt keine maximale Dauer eines Vergabeverfahrens. Es räumt Unternehmern lediglich nach erheblicher Überschreitung der Zuschlagsfrist, wenn das Verfahren nicht in „angemessener Weise“ fortgeführt wird, die Möglichkeit eines Feststellungsantrages an das Verwaltungsgericht ein, welches dann ein Vergabeverfahren für beendet erklären kann.
 
Die Verschiebung der Fristen alleine rechtfertigt daher noch keinen Widerruf. Anders könnte sich die Situation freilich darstellen, wenn aus Gründen der budgetären Mehrbelastung – die auf die öffentlichen Haushalte zukommen wird – ein Widerruf in Erwägung gezogen wird.