Was ist ein Rahmenvertrag und wie kann man ihn rechtsgültig abschließen? Was ist Vertragsinhalt und wie werden Einzelaufträge erteilt? Wir geben Ihnen einen Einblick in solche Vereinbarungen.
Ein Rahmenvertrag ist ein vielseitiges und praktisches Instrument im öffentlichen Beschaffungswesen, das öffentliche Auftraggeber:innen nutzen können, um wiederkehrende Leistungen oder gleichartige bzw. ähnliche Produkte effizient zu beschaffen. Anders als bei der Rahmenvereinbarung ist der/die öffentliche Auftraggeber:in beim Rahmenvertrag zum Abruf verpflichtet. Der Gesetzgeber nennt als Beispiele für derartige Rahmenverträge witterungsabhängige Schneeräumung, Behebung von Gebrechen (Stördienst) und die Durchführung von Nassbaggerarbeiten in Abhängigkeit vom Wasserstand. Die folgende schrittweise Anleitung erläutert, wie ein Rahmenvertrag im Bereich des öffentlichen Vergabewesens zustande kommt und wie sie ihn bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Vor dem Start des Vergabeprozesses müssen öffentliche Auftraggeber:innen ihre Bedürfnisse und Anforderungen genau analysieren. Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft dabei, die Mengen und Arten von Liefer- oder Dienstleistungen zu bestimmen, die im Rahmen eines Rahmenvertrags bezogen werden sollen.
Nach der Bedarfsanalyse sind die grundlegenden Vertragsbedingungen festzulegen. Dazu gehören insbesondere:
Dabei sollte man stets vor Augen haben, dass es sich beim Rahmenvertrag in der Regel um einen beidseitig verbindlichen Leistungsvertrag zu festen Konditionen handelt, der sämtliche für den Vertragsabschluss erforderlichen Bestandteile zu enthalten hat.
Ein Rahmenvertrag ist im System des BVergG als Auftrag im Sinne der §§ 5 bis 7 zu qualifizieren. Der Abschluss eines Rahmenvertrags durch dem BVergG unterliegende öffentliche Auftraggeber:innen bedarf daher in der Regel der Abwicklung eines förmlichen Vergabeverfahrens. Hierbei sollte, neben der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere auf eine klare und präzise Beschreibung aller relevanten Bedingungen und Anforderungen geachtet werden.
Die Ausschreibung sollte folgende Informationen enthalten:
Im Rahmen des Vergabeverfahrens sind durch öffentliche Auftraggeber:innen die gesetzlich angelegten und in der Ausschreibungsunterlage festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien eingehend zu prüfen.
Das förmliche Vergabeverfahren endet in der Regel mit dem Abschluss des Rahmenvertrags durch Zuschlagserteilung. Der Rahmenvertrag bildet in der Folge die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit.
Auf Basis des Rahmenvertrags werden Leistungen nach Maßgabe der getroffenen Festlegungen bezogen. Dabei wird die genaue Menge und ein allfälliger Leistungs-/Liefertermin fixiert, wobei die Bedingungen des Rahmenvertrags zur Anwendung gelangen.
Die Ausschreibung und das Vergabeverfahren sollten in Entsprechung des BVergG transparent und fair gestaltet sein, um den Wettbewerb zu fördern und Anfechtungen zu vermeiden. Alle Bedingungen und Kriterien sollten klar und eindeutig festgelegt werden.
Rahmenverträge sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen und Marktbedingungen entsprechen. Dies trägt zur Effizienz und Aktualität der Beschaffungen bei. Im Falle von Anpassungen ist zu beachten, dass das Gesetz für zulässige Vertragsänderungen klare Regelungen enthält, die nicht unterlaufen werden sollten.
Alle Vertragsbedingungen sollten klar und verständlich formuliert sein, um Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden. Eine klare Definition der Rechte und Pflichten beider Parteien ist essenziell.
Rahmenverträge bieten eine effiziente Möglichkeit, wiederkehrende Beschaffungen im öffentlichen Sektor zu managen. Sie fördern die Flexibilität und Planungssicherheit und tragen zur Kostensenkung bei. Für eine erfolgreiche Implementierung ist es jedoch entscheidend, die rechtlichen Vorgaben genau zu beachten und den Prozess transparent und fair zu gestalten. Indem öffentliche Auftraggeber:innen die beschriebenen fünf Schritte befolgen, können sie ihre Beschaffungsprozesse optimieren. Das vorgeschlagene Vorgehen dient zum Überblick, befreit jedoch nicht vor einer tiefergreifenden Auseinandersetzung mit dem gesetzlichen Rahmen.